Ciągła globalizacja zaciera granice, buduje coraz ściślejsze biznesowe, oficjalne, handlowe i osobiste relacje pomiędzy państwami, rządami, organizacjami, firmami i obywatelami. Jednak każda działalność transgraniczna, od umów międzynarodowych po prywatne podróże zagraniczne, wymaga sporej liczby dokumentów urzędowych.
Wiele dokumentów prawa publicznego, które są niezbędne dla jakiekolwiek zagranicznej operacji, wymagają potwierdzenia ich autentyczności, którą można osiągnąć za pomocą legalizacji. Jest to skomplikowany, długi i kosztowny proces, na który składa się wiele osobnych procedur uwierzytelniania dokumentu publicznego, angażujących zarówno urzędników kraju, w którym został wydany, jak i ambasady lub konsulaty kraju, w którym ma być wykorzystany.
Aby uprościć uwierzytelnianie dokumentów prawa publicznego do użytku za granicą, wiele państw na świecie przystąpiło do umowy, znanej pod nazwą „Konwencja Haska znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dnia 5 października 1961 r.” lub „Konwencja Apostille”. Zgodnie z tą konwencją proces uwierzytelniania sprowadza się do jednej formalności, a mianowicie: organ, wyznaczony przez kraj wydania dokumentu publicznego, wydaje poświadczenie autentyczności o nazwie apostille.
Praktyczność i cenność Konwencji o Apostille jest świadczą miliony certyfikatów wydawanych corocznie na całym świecie. A to znacznie ułatwia przepływ dokumentów pomiędzy państwami-stronami Konwencji haskiej, tłumacząc dlaczego jest potrzebna apostille.
Przyjrzyjmy się zatem bliżej, czym jest apostille i kiedy jest stosowana, jakie dokumenty jej wymagają i w jakich krajach, jak wygląda apostille, czy potrzebne jest tłumaczenie i kto umieszcza apostille w Ukrainie.
Czym jest apostille dokumentów?
Apostille to specjalna klauzula, która oficjalnie potwierdza autentyczność podpisów i pieczęci, które się znajdują na dokumencie oraz potwierdza status, a także uprawnienia osoby, która go podpisała. Dodanie takiego certyfikatu do dokumentu publicznego poświadcza jego autentyczność oraz daje możliwość do jego uznania i wykorzystania w każdym państwie Konwencji haskiej.
Zwykle apostille jest wydawana przez rząd kraju, z którego pochodzi dokument, aczkolwiek może być wydana przez inne państwo. Organ lub podmiot, który przyjmuje dany dokument w innym państwie, powinien uznać pieczęcie i podpisy za autentyczne i ważne, bez dodatkowych dowodów lub potwierdzeń.
Dlaczego jest potrzebna apostille?
Apostille jest niezbędna do legalizacji dokumentów prawa publicznego i ich tłumaczeń w celu nadania im mocy prawnej w innych krajach.
Apostille dokumentów jest niezbędna we wszystkich następujących okolicznościach:
- państwo, w którym dokument został wydany, jest stroną Konwencji Apostille
- ustawodawstwo państwa, w którym dokument został wydany, uznaje go za urzędowy
- państwo, w którym dokument będzie wykorzystywany, jest stroną Konwencji Apostille, a
- państwo to wymaga apostille celem uznania dokumentu zagranicznego jako urzędowego.
Apostylle dokumentów nie jest wymagana, jeżeli:
- prawo obowiązujące w kraju docelowym anulowało lub uprościło wymagania dotyczące apostille, lub zwalnia dokument od jakiejkolwiek wymogów dot. legalizacji
- istnieje porozumienie lub inna umowa obowiązująca między krajem, który wydał dokument, a krajem, w którym będzie on wykorzystany, które znoszą lub upraszczają te wymagania
Pełna lista państw, w których obowiązuje (lub planowane jest obowiązywanie) Konwencja Apostille znajduje się na stronie Konferencji Haskiej w „Tabeli statusu Konwencji haskiej„. Znajdują się tam państwa, które podpisały Konwencję oraz są członkami Haskiej Konferencji (tj. organizacji, która opracowała Konwencję), jak i te, które nie są członkami, ale po prostu przystąpiły do Konwencji Apostille. Państwo nie musi być członkiem Haskiej Konferencji, by móc dołączyć do Konwencji i korzystać z przywilejów apostille.
Co może zostać zaopatrzone w klauzulę apostille?
Apostylizacji podlegają jedynie dokumenty urzędowe, których status jest uznawany wyłącznie przez prawodawstwo państwa wydającego dokument.
Zwykle apostille umieszcza się na:
- dokumentach administracyjnych (akty urodzenia, małżeństwa, zgonu)
- dokumentach wydanych przez organy sądowe, prokuraturę i organy wymiaru sprawiedliwości
- aktach notarialnych oraz poświadczeniach notarialnych odpisów i podpisów
- dyplomach ukończenia szkół, uczelni wyższych i innych placówek edukacyjnych wydane przez instytucje państwowe.
Działalność Konwencji Apostille nie ma zastosowania do dokumentów, wydanych przez agencje dyplomatyczne lub konsularne, a także do dokumentów administracyjnych powiązanych z transakcjami handlowymi lub celnymi.
Jak wygląda apostille?
Załącznik do Konwencji Apostille zawiera wzór certyfikatu, do którego apostille musi być maksymalnie zbliżony.
Ponadto klauzula ta musi zawierać:
- Nagłówek „Apostille”
- Skróconą wersję francuskiej nazwy Konwencji „Convention de La Haye du 5 octobre 1961”
- Ramkę z 10 ponumerowanymi punktami standardowymi.
Ukraińska apostille to pieczęć o wymiarach 10×10 cm i wygląda tak:
Apostille może również zawierać dodatkową informację o urzędowym dokumencie, do którego się odnosi, przypomnienie, że poświadcza jedynie pochodzenie danego dokumentu, adres internetowy rejestru, w którym można zweryfikować pochodzenie apostille itp. Jednak powinno się to znajdować poza polem z 10 punktów.
Kto nadaje apostille? Organy upoważnione w Ukrainie
Każde państwo, które przystąpiło do Konwencji, musi wyznaczyć kompetentne organy, które mają prawo wystawiać apostille dokumentów. Pełną listę można znaleźć w odpowiedniej sekcji na stronie Konferencji Haskiej. Niektóre państwa posiadają więcej niż jeden upoważniony organ celem zapewnienia uprawnień różnym regionom w kraju lub ze względu na to, że różne podmioty rządowe są odpowiedzialne za różne rodzaje dokumentów publicznych.
Zgodnie z rozporządzeniem Gabinetu Ministrów z roku 2003 w Ukrainie upoważnionymi organami są:
- Ministerstwo Edukacji i Nauki Ukrainy
- Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy
- Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Ukrainy
Zgodnie z postanowieniami samej Konwencji o upoważnionych organach, prawo do umieszczania apostille mają również:
- Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ukrainy
- Państwowa Służba Migracyjna Ukrainy
- Państwowa Służba Podatkowa Ukrainy
Każda z wymienionych struktur posiada uprawnienia do opatrywania klauzulą apostille dokumentów wydanych przez nią samą lub jej oddziały na terenie całej Ukrainy.
Kiedy jest potrzebne tłumaczenia apostille?
Jeżeli dokument opatrzony apostille musi zostać okazany w kraju trzecim celem przeprowadzenia jakiejkolwiek procedury, może być wymagane tłumaczenia danego dokumentu wraz z klauzulą apostille już na nim umieszczonej. Najczęściej może to być wymagane podczas zatrudnienia, zamieszkania lub studiów w innym kraju, uczestnictwie w przetargach lub współpracy z partnerami zagranicznymi.
Czasami może być wymagana podwójna apostille, czyli potwierdzenie przetłumaczonej już klauzuli. Ogólnie rzecz biorąc, wymagania odnośnie tłumaczenia, poświadczenia i kolejności tych procesów zależą od każdego kraju lub konkretnej instytucji, w której dokumenty będą wykorzystywane. Dlatego zamawiając usługę apostille lub tłumaczenie dokumentów, sprawdź uprzednio wymagania instytucji, do których będziesz je składać.